جزئیات معرفی انواع دفاتر حسابداری تکنیکهای تنظیم و اصلاح اشتباهات رایج

انواع دفاتر حسابداری مهمترین ابزار کار شما به عنوان حسابدار است. لازم است انواع آن را بشناسید و تفاوتشان را بدانید. نحوه تنظیم انواع دفاتر حسابداری مهارت ضروری برای کار در حسابداری است. طبق قانون هر بنگاه اقتصادی این دفاتر را دارد و ملزم است، آنها را به شکل صحیح پر کند. در غیر این صورت، بر اساس قانون، باید جریمه‌ای سنگین بپردازد. وظیفه تنظیم این دفاتر بر عهده حسابدار شرکت یا بنگاه است. در زمان استخدام، حتما از آشنایی شما با دفاتر حسابداری و نحوه تنظیم آنها سوال می‌کنند. این راهنما به شما کمک می‌کند به راحتی پاسخ دهید و دفاتر را تنظیم کنید.

دفاتر حسابداری چیست؟

دفاتر حسابداری، یکی از ابزارهای کار بسیار مهم و کاربردی حسابداران می‌باشد که برای ثبت و ضبط اطلاعات مالی شرکت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. علاوه بر آن دفاتر حسابداری به منظور تهیه و تنظیم اظهارنامه‌های مالیاتی نیز کاربرد دارند.

انواع دفاتر حسابداری

به طور کلی دفاتر حسابداری را به 2 نوع مختلف تقسیم بندی کرده‌اند که عبارتند از:

• دفاتر رسمی (قانونی)

دفاتر رسمی و یا همان قانونی همانطور که از نامشان پیداست به اجبار قانون و طبق قانون و مقررات، تهیه و تنظیم می‌شوند. این نوع از دفاتر حسابداری خود به 2 نوع مختلف دفتر روزنامه و دفتر کل، تقسیم بندی می‌شوند.

• دفاتر غیر رسمی (کمکی)

دیگر انواع دفاتر حسابداری که به دفاتر غیر رسمی و دفاتر کمکی معروف هستند، بدون اجبار قانون و با هدف تنظیم هر چه بهتر، دقیق‌تر و آسان‌تر حساب‌ها استفاده می‌شوند. دفاتر غیر رسمی حسابداری نیز انواع مختلفی دارند و دفتر معین یکی از رایج‌ترین آن‌هاست.

دفاتر قانونی حسابداری چیست؟

همانطور که در بخش قبلی مقاله هم به آن اشاره کردیم دفاتر قانونی حسابداری، مهم‌ترین نوع دفاتر حسابداری هستند که برای ثبت و نگهداری اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی کسب و کارها مورد استفاده قرار می‌گیرند.

طبق قانون تجارت، صاحبان تمامی کسب و کارها، رویدادهای مالی خود را ابتدا باید در اسناد حسابداری به ثبت رسانده و تائیدیه مدیریت را دریافت کنند و سپس تمامی معاملات و رویدادهای مالی خود را در دفاتر قانونی حسابداری، ثبت و ضبط کنند.

اهمیت و ضرورت دفاتر قانونی حسابداری

تمامی شرکت‌ها و واحدهای اقتصادی باید دفاتر قانونی حسابداری را داشته باشند، این یک ضرورت است که از سوی قانون، تعیین شده است. اکنون ممکن است این سوال ذهن شما را درگیر کرده باشد که داشتن دفتر حسابداری چه اهمیتی دارد؟

در پاسخ به این سوال باید بگوییم مهم‌ترین دلیل اهمیت دفاتر قانونی حسابداری، کاهش چشمگیر اشتباهات در بحث حسابداری شرکت‌ها است. در واقع زمانی که همه حساب‌های مالی به طور مرتب، مکتوب شده باشند، احتمال بروز اشتباه تا حد زیادی کاهش پیدا می‌کند. علاوه بر آن، وضعیت حساب‌های هر شرکت با وجود دفتر حسابداری، کاملا واضح و مشخص است. به عبارتی دقیق‌تر با تنظیم دقیق دفاتر قانونی حسابداری، شما به راحتی می‌توانید به تمامی اطلاعات مربوط به حساب‌های مالی خود دسترسی پیدا کنید.

دفتر روزنامه چیست؟

دفتر روزنامه، اصطلاح مهم دیگر علم حسابداری است که به منظور ثبت عملیات و معاملات واحد اقتصادی و به طور کلی تهیه صورت‌های مالی در سال مالیاتی توسط شرکت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. لازم به ذکر است که تمامی وقایع مربوطه در دفتر روزنامه باید به ترتیب تاریخ به ثبت برسند.

هر دفتر روزنامه از چندین ستون تشکیل شده است، شامل:

• شماره سند حسابداری
• تاریخ
• شرح رویداد
• مبلغ بدهکار یا بستانکار رویدادهای مالی

دفاتر روزنامه به 2 نوع مختلف تقسیم بندی می‌شوند:

• دفتر روزنامه اختصاصی
• دفتر روزنامه عمومی

نوع خصوصی دفتر روزنامه معمولا توسط شرکت‌های بزرگ و برای ثبت نوع خاصی از رویدادهای مالی استفاده می‌شود. اما در مقابل دفتر روزنامه عمومی برای ثبت تمامی معاملات و به طور کلی رویدادهای مالی مورد استفاده قرار می گیرد.

دفتر کل یا دفتر ثبت نهایی چیست؟

اکنون که با مفهوم و ساختار دفتر روزنامه آشنا شدید، وقت آن رسیده که دفتر کل را تعریف کنیم.

دفتر کل به دلیل ساختار بسیار منظمی که دارد به عنوان یکی از مهم‌ترین دفاتر قانونی شناخته می‌شود. هر صفحه از دفتر کل به یک حساب، اختصاص دارد. لازم به ذکر است که دفتر کل با نام دفتر ثبت نهایی نیز شناخته می‌شود. نحوه ثبت رویدادهای مالی مربوط به حساب‌های مختلف به این صورت است که معاملات و رویدادهای مالی ابتدا در دفتر روزنامه، ثبت شده و سپس در بازه‌های زمانی مختلف به دفتر کل انتقال داده می‌شوند.

زمان دریافت دفاتر قانونی حسابداری

اگر موظف به تنظیم و نوشتن دفتر حسابداری هستید باید به این نکته توجه داشته باشید که در زمان مناسب نسبت به دریافت ان اقدام کنید. طبق قانون، زمان مناسب دریافت دفاتر قانونی حسابداری، قبل از آغاز سال مالی جدید می‌باشد.

البته ناگفته نماند که برخی از شرکت‌های بزرگ که معاملات و رویدادهای مالی بسیار زیادی در آن اتفاق می‌افتد، می‌توانند بیش از یک بار هم نسبت به این دفاتر اقدام کنند.

دفاتر غیررسمی حسابداری چیست؟

دفاتر غیر رسمی حسابداری از دیگر انواع دفاتر حسابداری هستند که برخلافت دفاتر قانونی حسابداری، ضرورتی به تهیه و استفاده از آن‌ها وجود ندارد، اما حسابداران می‌توانند از آن‌ها به منظور نگهداری هر چه بهتر و دقیق‌تر حساب‌های مالی شرکت‌ها استفاده کنند. مهمترین دفتر غیررسمی حسابداری، دفتر معین است.

دفتر معین یا دفتر کمکی

دفتر معین و یا دفتر کمکی یکی از رایج‌ترین و معروف‌ترین دفاتر غیررسمی حسابداری است. به طور کلی تمامی دفاتر غیررسمی حسابداری به منظور تنظیم راحت‌تر و سریع‌تر حساب‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. دفتر معین هم به عنوان معروف‌ترین نوع از دفاتر غیررسمی نیز به همین منظور استفاده می‌شود. به عبارتی دقیق‌تر با استفاده از دفتر معین می‌توان حساب‌های دفتر کل را تفکیک کرد. حالا این چه فایده‌ای دارد؟

فرض کنید حسابدار یک شرکتی هستید و به اطلاعات کاملی از یک و یا بیش از یک حساب دفتر کل نیاز دارید. اکنون اگر بخواهید حساب مورد نظر خود را در دفتر کل پیدا کنید، یک پروسه دشوار و زمان بری را باید طی کنید. اینجاست که دفتر معین به کمک شما می‌آید. زیرا دفاتر معین، شامل تمامی حساب‌های مخصوص به همراه رویدادهای مالی آن‌ها می‌باشد و در نتیجه به راحتی می‌توان به اطلاعات مربوط به هر یک از حساب‌ها دسترسی پیدا کرد.

انواع دفاتر معین

دفاتر معین دارای انواع مختلفی هستند که از جمله اصلی‌ترین و مهم‌ترین آن‌ها موارد زیرند:

• دفتر معین بانک
• دفتر معین بدهکاران
• دفتر معین بستانکاران
• دفتر معین اموال

علاوه بر دفتر معین، دفتر دارایی و کپیه نیز از انواع دفاتر غیر رسمی حسابداری هستند که اما امروزه، کاربرد چندانی ندارند.

طبق ماده 9 قانون تجاری، دفتر دارایی، دفتری است که تجار برای ارائه گزارشات سالیانه از دارایی‌های منقول و غیرمنقول خود از آن استفاده می کنند.

همچنین طبق ماده 10 قانون تجارت، دفتر کپیه نیز محل قید نامه نگاری‌ها و صورتحساب‌های صادره است که براساس تاریخ وقوع آن‌ها در این دفتر غیررسمی حسابداری به ثبت می‌رسند.

 

تفاوت دفاتر حسابداری

تمامی انواع دفاتر حسابداری، ابزار کار حسابداران برای ثبت وقایع و رویدادهای مالی شرکت‌ها هستند. اما با تفاوت‌های ریز و درشتی که در این بخش از مقاله قصد داریم به بررسی آن‌ها بپردازیم.

اصلی‌ترین تفاوت دفاتر حسابداری قانونی با نوع غیرقانونی این دفاتر الزام و یا عدم الزام استفاده از آن‌هاست. همانطور که گفتیم تمامی کسب و کارها ملزم به داشتن دفاتر قانونی حسابداری برای ثبت معاملات خود هستند، اما هیچ گونه الزامی به داشتن دفاتر غیرقانونی حسابداری وجود ندارد.

در ادامه تفاوت دفتر کل و روزنامه که 2 تا از مهم‌ترین و اصلی‌ترین انواع دفتار قانونی حسابداری هستند را شرح خواهیم داد.

تفاوت دفتر کل و روزنامه

همانطور که در تعاریف دفتر کل و دفتر روزنامه هم به آن اشاره کردیم، اصلی‌ترین تفاوت دفتر کل و روزنامه، تفاوت در ساختار آن‌هاست. ساختار دفتر روزنامه به این صورت است که تمامی فعالیت‌های مالی و به طور کلی معاملات شرکت در آن براساس تاریخ وقوع آن‌ها ثبت می‌شوند. این در حالی است که در دفتر کل، هر یک از حساب‌های شرکت مورد نظر، یک برگه مخصوص به خود دارند و در نتیجه تمامی اطلاعات مربوط به آن حساب در دفتر کل در صفحه مخصوص آن، ثبت می‌شوند.

 

نحوه تنظیم و نوشتن دفاتر قانونی حسابداری

اکنون سوالی که پیش می‌آید این است که چگونه می‌توان دفاتر قانونی حسابداری یعنی دفتر روزنامه و دفتر کل را تنظیم نمود؟ در پاسخ به این سوال باید بگوییم که تنظیم و نوشتن دفاتر قانونی حسابداری از جمله وظایف حسابدار شرکت است که باید با دقت و تمرکز بسیار بالایی صورت گیرد تا از بروز اشتباه در آن جلوگیری شود.

مطابق آیین نامه اجرایی ماده 95 قانون مالیات‌های مستقیم، حداکثر فرصت برای ثبت هر یک از رویدادهای حسابداری، 15 روز است و در صورتی که یک رویداد مالی پس از این مدت ثبت شود، دفتر قانونی، بی اعتبار خواهد شد.

نکات مهمی که حسابدار برای تنظیم و نوشتن دفاتر قانونی حسابداری (دفاتر روزنامه و کل) باید مد نظر داشته باشد:

1. شماره سند حسابداری معاملات و رویدادهای مالی باید به ترتیب و از صفر نوشته شوند.
2. تکمیل ستون مربوط به تاریخ که شامل روز، ماه و سال می‌باشد از واجبات است.
3. حتما رویداد حسابداری مورد نظر را به صورت خلاصه، شرح دهید.
4. حساب بدهکار باید روی همان خطی که تاریخ و شماره سند نوشته شده است، قید شود.
5. حساب بستانکار نیز باید یک خط پایین‌تر از حساب بدهکار و با ایجاد فاصله کمی از سمت راست، قید شود.

نکته مهم دیگری که هنگام تنظیم دفاتر حسابداری قانونی باید رعایت شود این است که در اولین سطر از هر صفحه باید عبارت "منقول از صفحه قبل" و در آخرین سطر از هر صفحه هم باید عبارت "نقل به صفحه بعد" نوشته شود.

در تحریر و تنظیم دفتر کل رعایت کنید:

1. برای هر یک از انواع حساب‌ها شامل حساب‌های پرداختی، دارایی‌های نامشهود و ... باید یک صفحه جداگانه در دفتر کل اختصاص دهید.
2. انعکاس حساب‌ها باید به ترتیب دارایی‌ها، بدهی‌ها و سپس سرمایه در دفتر کل نوشته شوند.
3. در صورت بروز هر گونه اشتباه در ثبت، باید با خودکار قرمز، روی اشتباه را خط کشیده و سپس با استفاده از خودکار مشکی، درست آن را در بالای ثبت اشتباه قبلی بنویسید.
4. جهت جلوگیری از سوء استفاده‌های احتمالی، پایان حساب را با یک خط مورب ببندید.
5. در آخر هر صفحه از دفتر کل، مجموع مانده بدهکار + بستانکار را بنویسید.

اشتباهاتی که در دفاتر قانونی پیش می آید

همانطور که گفتیم تنظیم و نوشتن دفاتر قانونی حسابداری، نیازمند دقت و تمرکز بالایی است؛ در غیر این صورت احتمال بروز اشتباه در آن‌ها بسیار زیاد خواهد بود. در این بخش از مقاله برخی از رایج‌ترین اشتباهاتی که در دفاتر قانونی پیش می‌آید را بررسی خواهیم کرد که عبارتند از:

• عدم دریافت دفاتر قانونی
• تاخیر در ثبت اطلاعات
• وجود مغایرت بین اطلاعات ثبت شده در دفتر با اطلاعات موجود در نرم افزار حسابداری
• جا انداختن و یا ثبت اشتباه اسناد حسابداری
• عدم رعایت اصول دفتر نویسی

نحوه اصلاح اشتباهات دفاتر قانونی

نحوه اصلاح اشتباهات رخ داده در دفاتر قانونی شامل دفتر روزنامه و دفتر کل در زمان‌های مختلف با هم متفاوت و به شرح زیر است:

اصلاح قبل از انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل

در صورتی که در ورود مبلغ و یا عنوان حساب در دفتر روزنامه، مرتکب اشتباه شده‌ و قبل از انتقال اطلاعات به دفتر کل، متوجه اشتباه خود شده‌اید به منظور اصلاح آن فقط کافیست روی اشتباه را خط کشیده و عنوان و یا مبلغ درست را بالای آن بنویسید.

اصلاح پس از انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل

در صورتی که پس از انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل، متوجه اشتباه خود شدید باید از ثبت سند اصلاحی در دفتر روزنامه، استفاده کنید.

اصلاح اشتباهاتی که در حین انتقال رویدادهای مالی از دفتر روزنامه به دفتر کل بروز کرده‌اند

اصلاح اشتباهات این چنینی به 2 روش مختلف امکان پذیر است، شامل:

1. روی اشتباه را با خودکار قرمز رنگ، خط بکشید و سپس بالای همان اشتباه با استافده از خودکار مشکی، درست آن را بنویسید.
2. یک ثبت اضافی در دفتر کل ایجاد کنید تا اثر اشتباه را خنثی کند.
3. لازم به ذکر است که در صورت عدم اصلاح اشتباهات رخ داده شده در دفاتر حسابداری قانونی، مجبور به پرداخت جریمه خواهید شد.

با پروژه‌های واقعی حسابداری بیاموزید و مدرک بین المللی بگیرید 

دوره های تخصصی آموزشگاه حسابداری فارسیان مشهد 

4 دوره: مقدماتی بازار کار، حسابداری پیشرفته، مالیات و اکسل پیشرفته + معرفی به کار

آخرین نکته از دفاتر حسابداری

دفاتر حسابداری به طور کلی به 2 نوع دفاتر قانونی حسابداری و دفاتر غیرقانونی حسابداری تقسیم بندی می‌شود. طبق قانون تجارت، تمامی کسب و کارها باید نوع قانونی این دفاتر حسابداری را به منظور ثبت و نگهداری رویدادهای مالی خود داشته باشند. در مقابل داشتن دفاتر غیرقانونی حسابداری، کاملا اختیاری است که معمولا جهت سهولت و دقت در حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرند.